Kinkykulttuuritapahtuma eli tutummin sanottuna kinkybileet. Kinkybileet ovat organisoituja tapahtumia, joissa noudatetaan etikettiä ja usein myös pukukoodia. Mitä kinkybileiden järjestäminen sisältää? Mitä kinkybileiden järjestävä taho tekee?
Mitä siellä tehdään?
Tapahtuman organisoinut henkilöstö käytännössä vastaa yhdessä bileavustajien kanssa tapahtuman kasauksesta, purusta ja kaikenlaisista pienistä hommista. Bileneuvonta on tärkeä tehtävä, koska kinkybileet voivat olla jännittävä kokemus monien mieltä askarruttavien asioiden kanssa. Bileneuvojat muun muassa ohjaavat ja opastavat vieraita käytännön kysymyksissä tapahtuman aikana ja heiltä kuten myös keneltä tahansa muulta järjestävään tahoon kuuluvalta saa kysyä mitä tahansa palautteen antamisen lisäksi.
Infopiste on bileiden keskiö. Infopisteellä tarkistetaan ja myydään lippuja, vaihdellaan kuulumisia ja jutustellaan asiaa asiasta ja asian vierestä. Sen henkilöstö onkin merkittävässä roolissa vastaanottamassa bileisiin saapuvia juhlavieraita tehden heille kivan vastaanoton. Hymy, kohteliaat käytöstavat ja small talk ovat valttia, sillä iloinen vastaanotto tuottaa hyvän mielen.
Bileissä saattaa olla järjestäjän hankkimia esiintyjiä, yhteiskilpailuja kuten vaikkapa kinkyaiheinen tietovisa ja oikeastaan mitä vain teemaan sopivaa tekemistä. Myöskään tanssimiseen soveltuva tila ei ole lainkaan pois suljettu asia kinkybileissä.
Bileiden järjestäminen
Onnistunutta ja laadukasta tapahtumaa ei järjestetä yksin. Järjestävän tahon lisäksi tapahtumaorganisaation kuuluu usein myös tapahtumatyöryhmä ja yhteistyökumppaneita ja/tai esiintyjiä.
Tapahtuman suunnittelu alkaa jo kauan ennen varsinaista bilepäivää. Ennen kuin ilmoitus tapahtumasta voidaan julkaista, on suunnittelutunteja tehty jo usean tunnin verran. Kinkybileiden järjestämiseen liittyy paljon pientä ja isompaakin työtä tapahtumasta riippuen, ja usein monenlaista osaamista tarvittavaa työtä ja tekniikkaa on tarjolla monenlaisiin tehtäviin.
Mitä kaikkea bileitä varten sitten tehdään bilepaikalla? Bilepaikka sisustetaan, tarjoiltavat katetaan, pääsyliput ja oheistarvikkeet laitetaan valmiiksi, osallistujalistat tarkistetaan, tietojärjestelmät asennetaan ja koestetaan sekä tietysti juhlapaikka laitetaan tip-top-kuntoon. Tapahtumapaikasta ja tapahtuman koosta riippuen myös audiovisuaalisten laitteiden asennus ja käyttöönotto kuuluvat järjestäjille, jos sitä ei tapahtumapaikalla valmiina ole.
Tapahtuman viestintä ja markkinointi
Myös kinkybileitä kuten mitä tahansa muutakin tapahtumaa pitää markkinoida, mihin sisältyy tapahtumatiedotteiden tekeminen ja jakaminen eri kanaville. Lisäksi tapahtumaviestintään kuuluu vuorovaikuttaminen sosiaalisessa mediassa, koska somessa usein tiedustellaan bileisiin liittyviä asioita kuten esimerkiksi pääsylippuja tai pukeutumisasioita.
Paljon työtä, paljon iloa
Kinkykulttuuritapahtuman järjestäminen vaatii runsaasti työtä, mutta on aina palkitsevaa nähdä samanhenkisiä, iloisia ja innostuneita ihmisiä kokoontuneena harrastamaan ja toteuttamaan itseään. Se on se paras palkka.
On aika odottaa vieraita saapuvaksi, ja juhlat voivat alkaa!